UIT ONS ARCHIEF: Bevoegdhedenschema / functiediagram
Doel: Snel raadpleegbaar overzicht van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende functieniveaus in de onderneming. Gebruikt om fricties en onzekerheden te voorkomen.
Toepassingsgebieden: Elke organisatie, groot of klein, waarin het management is opgedeeld in taakvelden en niveaus. Een bevoegdhedenschema of functiediagram als geopperd in deze bijdrage kan door elke organisatie zelf worden ontwikkeld en op de individuele behoeften toegesneden.
Korte omschrijving: Een van de meest gehoorde klachten in organisaties betreft onduidelijkheden over wie nu eigenlijk bepaalde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over een bepaald facet heeft. De onduidelijkheid treedt met name op ten aanzien van 'grenskwesties', die dan ook niet zelden leiden tot 'grensincidenten' tussen taakvelden en niveaus. Het probleem kan aanzienlijk worden vereenvoudigd door invoering van een bevoegdhedenschema (ten aanzien van specifieke bevoegdheden) of een functiediagram (meer algemeen voor bevoegdheden en verantwoordelijkheden). Zeker één van deze grafische weergaven dient in elke organisatie aanwezig te zijn. Het gaat om twee bijzonder eenvoudige technieken. Deze beide vormen wijken niet zo veel van elkaar af, het functiediagram is een meer uitgebreide vorm van het bevoegdhedenschema. In eerste instantie zal men geneigd zijn alleen de fiatteringbevoegdheden op het bevoegdhedenschema te plaatsen. veelal komt men in een later stadium ook tot de behoefte beleidsverantwoordelijkheden en zelfs verantwoordelijkheden bij het uitvoeren van een opdracht te vermelden. In dit geval is men al in het stadium dat men overgaat van bevoegdhedenschema naar functiediagram. Een voorbeeld van zowel bevoegdhedenschema als ook van een functiediagram zijn bijgevoegd. De verticale kolommen bestaan uit managementniveaus, afdelingen en/of functies, de regels bestaan uit de aandachtsgebieden. Op de snijpunten van de kolommen en regels worden de verschillende gegevens genoteerd. Bij het bevoegdhedenschema kan men meer informatie op een snijpunt plaatsen dan op het veel uitgebreidere functiediagram. Hier zal men met een code moeten werken. Twee voorbeelden van zo'n code zijn bijgevoegd. verder kan men denken aan kleuren, cijfers e.d. Elke organisatie moet zo'n schema uiteraard toesnijden op de eigen specifieke situatie en behoeften. De gegeven modellen zijn dan ook niet meer dan dat. Mogelijk is bijvoorbeeld dat men in enkele gevallen ook ondernemingsraad en arbo-commissie als 'functie' zou willen behandelen.
Wilt u de hele tekst ontvangen, neem dan even contact met ons op over de woorwaarden.