Uit ons archief: Het sociaal jaarverslag
Management Methoden en technieken Afl. 30
Baudouin Knaapen
Doel: Het sociaal jaarverslag is een middel tot een voortschrijdende controle op de beleidsplanning, waarbij de resultaten van het sociaal beleid zichtbaar worden gemaakt en verantwoord. De doelgroep bestaat uit werknemers, leidinggevend kader, ondernemingsraad, raad van commissarissen, onderwijsinstellingen, overheidsinstanties als bijvoorbeeld het gewestelijk arbeidsbureau en de arbeidsinspectie, externe bedrijfsgezondheidsdiensten, en overige belangstellenden (bijvoorbeeld werkzoekenden) enz. In de Wet op de Ondernemingsraden kan men een indicatie vinden voor onderwerpen welke in een sociaal jaarverslag kunnen worden behandeld.
Hiermee voldoet men dan ook voor een deel aan de informatieverplichting ten opzichte van de ondernemingsraad. Een wettelijke regeling op het sociaal jaarverslag als zodanig, zoals voor het financieel jaarverslag (titel f bw), bestaat niet. Het heeft dus zin naar analogie van andere wetgeving te werk te gaan.
Toepassingsgebied: Het sociaal jaarverslag is vooral zinvol in middelgrote en grote arbeidsorganisaties in zowel het bedrijfsleven als ook de non. profit en not-for-profit sector, gemeentelijke diensten en andere overheidsinstellingen.
De techniek
Het sociaal jaarverslag wordt verschillend bekeken. Veelal gaat men el nog,van uit, dat een sociaal jaarverslag iets is als een jaarkroniek van hel personeelsorgaan of een jaarlijkse populaire uitgave ten behoeve van het personeel. Dit doet veel tekort aan het medium dat wij thans bespreken. Tenzij natuurlijk het aantal overledenen met het sociaal beleid te maken zou hebben ...Wij nemen echter aan dat dit niet het geval is.
Het sociaal jaarverslag zou een deel van het algemeen jaarverslag moeten zijn, waarin naast de jaarrekening en een bespreking van de financiële resultaten ook het sociaal beleid uitvoerig aan de orde komt. In deze samenhang gebracht getuigt het jaarverslag dan ook van de opvatting van de leiding dat het sociaal beleid een geïntegreerd, wezenlijk en vitaal deel uitmaakt van het organisatiebeleid. In die samenhang kan de leiding ten opzichte van de diverse doelgroepen verantwoording afleggen over het gevoerde sociaal beleid. Het is bepaald niet waar, dat bijvoorbeeld de commissarissen en aandeelhouders zich alleen maar voor de financiële kant van de zaak zouden interesseren. Juist binnen deze groepen is een groeiend aantal dat ook belang stelt in de aard van het werk, in de werkomgeving en in de werkomstandigheden, alsmede in het beleid op het gebied van personeelsontwikkeling, opleiding, management development enz.
Zoals de jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten, een staat van herkomst en besteding van middelen en een opgave van de verdeling van het eventueel resultaat, dit .alles met de nodige toelichtingen, zo dient ook het sociaal jaarverslag op een vergelijkbare wijze te worden opgesteld.
Derhalve niet uitsluitend bestaande uit cijfermateriaal, maar ook niet uitsluitend bestaande uit een toelichtend relaas. Doel is een evenwichtige combinatie van beiden, cijfers en toelichting, die een beeld kunnen geven van de stand van zaken in sociaal opzicht. Wel geeft de toelichting een beeld van de herkomst van het cijfermateriaal en hoe de leiding dit heeft gebruikt, verwerkt en geïnterpreteerd.
Als opening zal men een overzicht geven van de huidige stand van zaken in vergelijking tot het vorige verslag. Hierbij geeft men een overzicht van de organisatieontwikkeling, de personeelssterkte (personeelsopbouw, kwalitatief en kwantitatief) en de verdeling over de verschillende afdelingen. Dit is een overzicht in algemene lijnen, per doelgroep kan worden gedetailleerd. Vooraf moet men zich echter wel een beeld vormen van deze doelgroepen. De toelichtingen bij dit cijfermateriaal dienen sober te blijven, juist voldoende om inzicht te geven, maar wars van persoonlijke interpretaties. Het gaat hier vooral om verduidelijking van feiten, niet zo zeer om eigen meningen van de leiding.
Vervolgens geeft men een overzicht van het geplande beleid, onder andere op de onderwerpen genoemd in art. 27 van de Wet op de Ondernemingsraden, maar ook betreffende de punten die de Arbeidsomstandighedenwet ons verplicht te meld en of in acht te nemen en alle andere beleidszaken die binnen de eigen situatie van belang zijn. Hierbij heeft u groot gemak van toetsing aan door uw organisatie geformuleerde doelstellingen van het sociaal beleid. De hier volgende opsomming geeft een afspiegeling van die punten in het sociaal beleid, die relevant zijn voor de jaarlijkse verslaglegging. Op deze wijze gebracht kan het verslag de ondernemingsraad en zijn achterban van de jaarlijkse informatie voorzien:
- het eventueel vaststellen, wijzigen of intrekken van het arbeidsreglement;
- zaken met betrekking tot een pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of spaarregeling; werktijden en vakantie;
- belonings- en functiewaarderingssystemen;
- regelingen op het gebied van de veiligheid, de gezondheid of het welzijn in verband met de arbeid, ook in aansluiting op de Arbeidsomstandighedenwet;
- het beleid ten aanzien van werving, selectie, indiensttreding, ontslag, introductie en loopbaanbegeleiding, enz.;
- het beleid ten 'aanzien van:
. de opleiding, vorming en training,
. de personeelsbeoordeling,
. het bedrijfsmaatschappelijk werk,
. het werkoverleg,
. de behandeling van individuele klachten;
- de positie van jongeren, gehandicapten en vrouwen in de onderneming.
Naast de punten geformuleerd in de doelstellingen sociaal beleid, komen ook nog openstaande actiepunten uit het vorig jaarverslag aan de orde. Voorts wordt verslag gedaan van de nieuwe ontwikkelingen in de arbeidsvoorwaarden, CAO enz. Daarnaast komen punten aan de orde die nog niet zijn geformuleerd en nog niet eerder zijn behandeld. Op deze wijze zal men kunnen constateren, dat bijvoorbeeld herverdeling van werk e.d. in de sociale verslaglegging haar intreden heeft gedaan.
Als men de sociale doelstellingen en uitgangspunten toetst op de mate van verwerkelijking, krijgt men een wijze van verslaglegging, die voor een reeks van jaren bruikbaar zal blijken. Het is dan wel van belang om een goed onderscheid te maken tussen doelstellingen op korte, middellange en lange termijn. Per onderwerp kan men dan nagaan, welke van de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke in de komende periode extra aandacht verdienen. Indien men bij de beschrijving van het resultaat ook in korte of langere bewoordingen tevens weergeeft wat de doelstelling precies inhoudt, kan men zich een juist beeld vormen van wat voor resultaat er valt te boeken.
Een knelpunt bij het opstellen van een sociaal jaarverslag is het vergelijkbaar en kwantificeerbaar maken van de gegevens die men probeert vast te leggen. Zaken als personeelssterkte, gevolgde opleiding enz. zijn zeker te kwantificeren. Evenals van resultaat en verlies of winst, kan men de cijfers van verschillende jaren naast elkaar zetten en hieruit voorzichtige conclusies trekken. Echter, wat zegt ons een royaal opleidingsbudget, a's niet tevens wordt verteld wat de organisatie met deze nieuw opgeleide medewerkers heeft aangevangen. Dit soort problematiek verdient extra aandacht.
Na een overzicht van de organisatieontwikkeling en het gevoerde sociaal beleid, komen ook de vooruitzichten, het te voeren beleid, aan de orde. Hier worden de doelstellingen voor het volgende jaar beschreven. Daarbij kan ook een prognose worden gegeven van de cijfers voor het komende jaar. Dit op de manier zoals wij die in de financiële verslaglegging terug vinden. Hierbij kunnen dan ook bezettingsgegevens (kwalitatief en kwantitatief), mutatieoverzichten, verzuimoverzichten, maar ook beleidsvoornemens en dergelijke worden ondergebracht. Dit gedeelte van het sociaal jaarverslag is daarom juist zo van belang, omdat het de basis vormt voor het volgend verslag. In dat verslag zal moeten worden 'verantwoord' wat er is gebeurd ten aanzien van het voorgenomen beleid en waarom dat wel of niet is gerealiseerd. Het verdient daarom de aanbeveling om de weergave van de gegevens over diverse jaren zo overzichtelijk en consistent mogelijk te presenteren. Daarnaast kan het geen kwaad om de gegevens over twee of drie jaren naast de prognose af te drukken. Dit bevordert tevens de vergelijkbaarheid. Bovendien wordt het aldus mogelijk gemaakt om de doelstellingen op hun realiteitsgehalte te beoordelen. Een doelstelling die 'maar magertjes' leek, kan in vergelijking met reeds gerealiseerde doelstellingen en de tijd die daarvoor nodig is geweest, zeer reëel blijken te zijn. De eventueel jets lagere resultaten hoeven dan ook geen teleurstelling op te leveren.
Cijfers
In het sociaal beleid is men niet gewend dit soort zaken cijfermatig weer te geven. Cijfers zijn vaak evenwel minder kwetsbaar voor kritiek dan toelichtingen. Dit soort toelichtingen hebben vaak de schijn op zich geladen van eenzijdige interpretaties en belichtingen. Ook van goedpraterij achteraf. Door de cijfers op een sobere en nauwgezette wijze van toelichtingen vergezeld te laten gaan (de cijfers toe te lichten) kan men deze vermeende eenzijdigheid voorkomen of in ieder geval verminderen.
Een evenwichtige benadering zal ervan uitgaan om per in het verslag gemelde onderwerp het basiscijfermateriaal en de toelichting in gelijke mate op te voeren. Op deze wijze wordt als het ware een 'sociale balans' opgebouwd. Dit is geen balans in de boekhoudkundige zin van het woord, omdat de actiefkant van de balans de moeilijkheid oplevert dat niet alle activa en baten in geld zijn uit te drukken. Maar zo goed als men in het boekhouden ervan uitgaat dat bepaalde ramingen en waarderingen geoorloofd zijn, mits men van jaar tot jaar de zelfde grondslagen aanhoudt, zo kan men ook wat de verslaglegging van het sociaal beleid betreft begrippen als sociale balans en sociale accounting hanteren. Bekijkt men criteria als de toestand waarin de middelen zich bevinden, de productiviteit, de liquiditeit en de efficiency, dan ziet men al snel mogelijk relaties tot het sociaal beleid.
Social accounting betreft dan ook:
- de waardeomvang van de menselijke hulpbronnen, de kennishuishouding;
- de productiviteit van sociale investeringen;
- de flexibiliteit van de organisatie en van de mensen daarin (liquiditeit); -de efficiency (doelmatigheid).
Meer hierover vindt u in het Handboek Praktisch Personeelsbeleid onder 1.5. Als de sociale kosten en opbrengsten op deze wijze worden bekeken, dan zal blijken dat accounting en social accounting niet zo ver van elkaar at liggen en dat via cijfermatige benadering veel duidelijkheid wordt geschapen.
Uitgangspunt
Door de Wet op de Ondernemingsraden als uitgangspunt te nemen bereikt men een tweeledige functie voor het sociaal jaarverslag. In de eerste plaats verschaft men de ondernemingsraad inzicht in het gevoerde sociaal beleid. Maar overigens beschikt men op die wijze tevens over een bijna volledig sociaal jaarverslag. Bijna volledig, want in het sociaal jaarverslag zullen ook andere aspecten van het sociaal beleid worden besproken. Hier kan men denken aan bijvoorbeeld het beleid gericht op positieve discriminatie en op herverdeling van werk. Er zullen ook mogelijkheden moeten blijven voor het bekendmaken of bespreken van meer algemene veranderingen. Hiermee wordt niet bedoeld, dat het sociaal jaarverslag door uitvoerig in te gaan op de slechte algemene economische situatie als een doekje voor het bloeden andere gegevens verdoezelt. Een kort overzicht van de algemene situatie. met name in de eigen bedrijfstak. kan wel in een voorwoord op zijn plaats zijn. Bespiegelingen dient men buiten de verslaglegging te houden. Er is daarvoor hoogstens plaats in een nieuwjaarstoespraak tot het personeel.
Doelgroep
Het probleem van de doelgroepen is al aangestipt. Voor velen is het niet duidelijk wie tot een bepaalde doelgroep behoren. Vooral als meer personen betrokken zijn bij het opstellen van een jaarverslag (geïntegreerd sociaalfinancieel verslag). zal men tevoren duidelijk moeten vaststellen welke groepen personen tot een bepaalde doelgroep behoren. Per doelgroep kan men extra aanvullende informatie moeten verstrekken. Ook is mogelijk dat voor bepaalde doelgroepen specifieke informatie meer zal moeten worden toegelicht. Hiervoor zal de betrokken samensteller van dat gedeelte van het jaarverslag zorg moeten dragen, al dan niet met hulp van een van de leden uit de betrokken doelgroep.
Nader uitgewerkte detailinformatie laat men beter buiten het officiële verslag. Er kan naar worden verwezen met de opmerking. dat bepaalde doel. groepen die bepaalde informatie kunnen opvragen.
Beoordeling
Vooral in tijden van stagnatie zal een gerichte en verantwoorde sociale verslaglegging aan velen duidelijk moeten kunnen maken, dat de resultaten van het bedrijf daar invloed van ondervinden en dat dit ook zijn weer. slag heeft op de uitwerking van het sociaal beleid. Men moet zich realiseren, dat een sterk bedrijf geen bokkensprongen kan maken en dat eer kwet5baar bedrijf extra voorzichtig moet navigeren.
Heel belangrijk is het daarom. dat de gegevens in het sociaal jaarverslag betrouwbaar zijn. Dat wil zeggen dat degene. die de verslaggeving coördineert goede afspraken heeft gemaakt met degenen die hem van gegevens voorzien. Hier ligt een actueel stukje lijn-staf problematiek. De gegevens moeten immers voornamelijk komen uit de kokers van lijnfunctionarissen De coördinator dient dus over goede dwarsverbindingen in de organisatie te beschikken. De te maken afspraken betreffen de volgende vragen:
- is de bron die de informatie verstrekt wel geloofwaardig genoeg;
- is de verschafte informatie juist en verifieerbaar;
- worden geen belangrijke elementen over het hoofd gezien. met andere woorden: worden zowel de positieve als ook de negatieve elementen vermeld;
- zijn de gegevens wel belangrijk genoeg om opgenomen te worden;
- is de informatie begrijpelijk voor de doelgroep?
Kortom het gaat om de geloofwaardigheid. juistheid. volledigheid, relevantie, begrijpelijkheid en vergelijkbaarheid van de gegevens. Naast deze afspraken met informatieverschaffers voor het sociaal jaarverslag zal een ruimere participatie uit de doelgroep bijdragen tot objectieve en valide informatie. Daarbij wordt als neveneffect bereikt, dat een grotere groep inzicht verkrijgt in de ware stand van zaken. Bij het opstellen van het verslag kan bijvoorbeeld blijken, dat ten aanzien van jongeren en vrouwen een afgewogen beleid wordt gevoerd, zonder dat dit extra risico oplevert voor de resultaten of voor de overlevingsmogelijkheden van het bedrijf of de instelling.
Juist managers zullen zich met de coördinatie van ook de sociale verslaglegging moeten gaan bezig houden. Zij kunnen dit niet overlaten aan de afdeling personeelszaken. Wel zullen directie en bedrijfsleiding zich door de afdeling personeelszaken, alsook andere deskundigen, moeten laten bijstaan. Binnen de onderneming zal dan een duidelijk beeld moeten ontstaan van de inrichting en het opstellen van het sociaal jaarverslag.
Door de verslaglegging aan de ondernemingsraad als uitgangspunt te nemen, wordt bereikt dat het hoofdaccent in de verslaglegging komt te liggen bij het beleid en niet bij een opsomming van allerlei sociale feiten en feitjes. Op deze wijze wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen het sociaal jaarverslag, het personeelsorgaan en een soort jaarkroniek van de personeelsvereniging. Op dit punt gekomen staat niets meer de integratie van het sociaal jaarverslag in het algemeen verslag in de weg.
Terug naar de Inhoudspagina