Uit ons archief: Het sociaal jaarverslag
B. E. J. M. Knaapen
Praktisch Personeelsbeleid 1986
Het sociaal jaarverslag maakt onderdeel uit van de jaarlijkse verslaglegging van een bedrijf of instelling, en is gericht op de direct bij het bedrijf of de instelling betrokkenen. In het sociaal jaarverslag wordt specifiek aandacht besteed aan de verschillende onderwerpen, die deel uitmaken van of samenhangen met het sociaal en personeelsbeleid van het bedrijf of de instelling. Ook behandelt het sociaal jaarverslag de invloed van de externe factoren en van de wetgeving op dat sociaal beleid. Het sociaal jaarverslag is een middel tot controle op de beleidsplanning. Hierbij worden de resultaten van het sociaal en personeelsbeleid zichtbaar gemaakt en verantwoord.
Het sociaal jaarverslag is in deze vorm met name zinvol voor middelgrote en grote arbeidsorganisaties, in zowel het bedrijfsleven als ook de non-profit en not-for-profit sector, gemeentelijke diensten en andere overheidsinstellingen.
De doelgroep
De doelgroep bestaat over het algemeen uit werknemers, ondernemingsraad en raad van commissarissen. Wanneer meer personen betrokken zijn bij het opstellen van een jaarverslag (geïntegreerd sociaalfinancieel verslag), zal men tevoren duidelijk met elkaar moeten overeenkomen voor welke doelgroepen men schrijft. Per doelgroep kan men, indien dat gewenst of noodzakelijk is, extra aanvullende informatie verstrekken, eventueel in een losse bijlage. Ook is mogelijk dat voor bepaalde doelgroepen specifieke informatie uitgebreider zal moeten worden toegelicht. Dit kan bijvoorbeeld mondeling, maar ook schriftelijk. Nader uitgewerkte detailinformatie laat men beter buiten het officiële verslag. Er kan naar worden verwezen met de opmerking, dat bepaalde doelgroepen die detailinformatie kunnen opvragen.
Relatie tot het financiële jaarverslag
Het wekt geen verwondering dat vanuit zovele doelgroepen het sociaal jaarverslag verschillend wordt bekeken. Veelal gaat men er nog van uit, dat een sociaal jaarverslag iets is als een jaarkroniek van het personeelsorgaan of een popularisatie van het financiële jaarverslag ten behoeve van het personeel. Dit zou dan los staan van het financieel jaarverslag en doet ons inziens veel tekort aan het medium sociaal jaarverslag. Het sociaal jaarverslag zou eigenlijk onderdeel moeten uitmaken van het algemeen jaarverslag, waarin naast de jaarrekening en een bespreking van de financiële resultaten ( als resultaten van beleid) ook het sociaal aspect uitvoerig aan de orde komt. Steeds meer bedrijven integreren op deze wijze hun sociaal jaarverslag in het algemeen jaarverslag en nemen een . rekening toegevoegde waarde daarin op. In samenhang gebracht, getuigt het jaarverslag dan ook van de opvatting van de leiding dat het sociaal beleid een geïntegreerd, wezenlijk en vitaal deel uitmaakt van het organisatiebeleid. Op deze wijze kan de leiding ten opzichte van de diverse doelgroepen verantwoording afleggen over het gevoerde ( ook sociaal) beleid. Het is bepaald niet waar, dat bijvoorbeeld commissarissen en aandeelhouders zich alleen maar voor de financiële kant van de zaak zouden interesseren. Juist binnen deze groepen is een groeiend besef van het belang van de aard van het werk, van de werkomgeving en van . de werkomstandigheden, alsmede van het beleid op het gebied van personeelsontwikkeling, opleiding, management development, enz.
Zoals de financiële jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten, een staat van herkomst en besteding van middelen en een opgave van de verdeling van het eventueel resultaat, dit alles met de nodige toelichtingen, zo dient ook het sociaal jaarverslag op een vergelijkbare wijze te worden ingericht. Niet uitsluitend cijfermateriaal, maar ook niet uitsluitend toelichtend relaas. Doel is een evenwichtige combinatie van beide, cijfers en toelichting, die een beeld kunnen geven van de stand van zaken in sociaal opzicht. Wet geeft de toelichting een beeld van de herkomst van het cijfermateriaal en hoe de leiding dit heeft gebruikt, verwerkt en geïnterpreteerd. Een echte jaarrekening ten aanzien van het sociaal beleid is (nog) niet te maken. Wet kan echter veel meer gebruik gemaakt worden van cijfers en overzichten dan tot nu toe wordt aangenomen. Juist een controller of een interne of externe accountant kan behulpzaam zijn bij het opstellen van vergelijkbare cijfermatige , overzichten. Een bijdrage over social accounting, waarin meer over de rekening toegevoegde waarde wordt uiteengezet, vindt u onder 1.5.2.
Inhoud
Als opening wordt een overzicht gegeven van de huidige stand van zaken in vergelijking tot het vorige verslag. Men kiest de geformuleerde doelstellingen voor ( sociaal- )/personeelsbeleid als uitgangspunt. Men geeft een overzicht van hetgeen op de uitgangspunten is gerealiseerd. Hierbij geeft men een overzicht van de organisatieontwikkeling, de personeelssterkte (personeelsopbouw, kwalitatief en kwantitatief) en de verdeling over de verschillende afdelingen. Dit is een overzicht in grote lijnen. De toelichtingen bij dit cijfermateriaal dienen sober te blijven. Juist voldoende om inzicht te geven, maar wars echter van persoonlijke interpretaties. Hier worden tevens de doelstellingen voor het volgende jaar beschreven. Daarbij kan ook een prognose worden gegeven van de cijfers voor het komende jaar. Dit op de manier zoals wij die in de financiële verslaglegging terug vinden. Hierbij kunnen dan ook bezettingsgegevens (kwalitatief en kwantitatief), mutatieoverzichten, verzuimoverzichten, maar vooral ook beleidsvoornemens worden ondergebracht. Dit gedeelte van het sociaal jaarverslag is juist van belang, omdat het de basis vormt voor het volgende verslag. In dat verslag zal moeten worden 'verantwoord' wat er is gebeurd ten aanzien van het voorgenomen beleid en waarom dat wel of niet is gerealiseerd. Het verdient daarom aanbeveling om de weergave van de gegevens over diverse jaren zo overzichtelijk en consistent mogelijk te presenteren. Daarnaast kan het geen kwaad om de gegevens over twee of drie jaren naast de prognose af te drukken. Dit bevordert de vergelijkbaarheid. Bovendien wordt het mogelijk gemaakt om de doelstellingen op bun realiteitsgehalte te beoordelen.
Naast de punten geformuleerd in de doelstellingen sociaal beleid, komen ook nog openstaande actiepunten uit het vorig jaarverslag aan de orde en wordt verslag gedaan van de nieuwe ontwikkelingen in de arbeidsvoorwaarden, CAO enz. Daarnaast komen punten aan de orde die nog niet zijn geformuleerd of nog niet eerder zijn behandeld. Op deze wijze zal men kunnen constateren, dat bijvoorbeeld herverdeling van werk e.d. in de sociale verslaglegging haar intrede heeft gedaan. Als men alle doelstellingen heeft behandeld kan men het geheel samenvatten in een schema:
Doelstelling
actie in afgelopen verslagjaar
resultaat
actie voor de toekomst
Als de sociale doelstellingen en uitgangspunten getoetst worden op de mate van verwerkelijking, krijgt men een wijze van verslaglegging, die voor een reeks van jaren bruikbaar zal blijken. Het is dan wel van belang dat een goed onderscheid wordt gemaakt tussen doelstellingen op korte, middellange en lange termijn. Per onderwerp kan nagegaan worden, welke van de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke in de komende periode extra aandacht verdienen. Indien men bij de beschrijving van het resultaat ook in korte of langer bewoordingen tevens weergeeft wat de doelstelling precies inhoudt, wordt een juist beeld van het te boeken resultaat gevormd.
Knelpunten
In het sociaal beleid worden beleidsgegevens doorgaans niet cijfermatig weergegeven. Cijfers zijn evenwel minder kwetsbaar voor kritiek dan toelichtingen. Toelichtingen hebben vaak de schijn op zich geladen van eenzijdige, verhullende, interpretaties en belichtingen. Ook van goedpraterij achteraf. Door de cijfers op een sobere en nauwgezette wijze van toelichtingen vergezeld te laten gaan kan men deze vermeende eenzijdigheid voorkomen of op zijn minst verminderen. Een evenwichtige benadering zal er van uitgaan om per in het verslag gemeld onderwerp het basiscijfermateriaal en de toelichting in gelijke mate op te voeren. Op deze wijze wordt als het ware een 'sociale balans' opgebouwd. Dit is geen balans in de boekhoudkundige zin van het woord, omdat de actiefkant van de balans de moeilijkheid oplevert, dat niet alle activa en baten in geld zijn uit te drukken. Maar zo goed als men bij het boekhouden ervan uitgaat, dat bepaalde ramingen en waarderingen geoorloofd zijn, mits men van jaar tot jaar dezelfde grondslagen aanhoudt, zo kan men ook wat de verslaglegging van het sociaal beleid betreft begrippen als sociale balans en social accounting hanteren (zie bijdrage 1.5..2 Social Accounting).
Een knelpunt bij het opstellen van een sociaal jaarverslag is het vergelijkbaar en kwantificeerbaar maken van de gegevens die men probeert vast te leggen. Zaken als personeelssterkte, gevolgde opleiding enz. zijn zeker te kwantificeren. Evenals van resultaat en verlies of winst, kan men de cijfers van verschillende jaren naast elkaar zetten en hieruit voorzichtige conclusies trekken. Echter, wat zegt ons een royaal opleidingsbudget, als niet tevens wordt verteld wat de organisatie met deze nieuw opgeleide medewerkers heeft aangevangen? Dit soort problematiek verdient extra aandacht. Vooral in tijden van stagnatie, zal een gerichte en verantwoorde sociale verslaglegging aan velen duidelijk moeten kunnen maken, dat de resultaten van het bedrijf daar invloed van ondergaan en dat dit ook zijn weerslag heeft op de uitwerking van het sociaal beleid.
Coördinatie
Het is uiteraard belangrijk, dat de gegevens in het sociaal jaarverslag betrouwbaar zijn. Dat wil zeggen dat degenen die de verslaglegging coördineert goede afspraken heeft gemaakt met degenen die hem van gegevens voorzien. Hier ligt een actueel stukje lijn-staf problematiek. De gegevens moeten immers voornamelijk komen uit de kokers van lijnfunctionarissen. De coördinator dient dus over goede dwarsverbindingen in de organisatie te beschikken. De te maken afspraken betreffen de volgende vragen:
- Is de bron die de informatie verstrekt wel geloofwaardig genoeg?
- Is de verschafte informatie juist en verifieerbaar?
- Worden geen belangrijke elementen over het hoofd gezien, met andere woorden worden zowel de positieve als ook de negatieve elementen vermeld?
- Zijn de gegevens wel belangrijk genoeg om opgenomen te worden?
- Is de informatie begrijpbaar voor de doelgroep?
Checklist sociaal jaarverslag
Inleiding
- waarom schrijft u een sociaal jaarverslag?
- welke onderwerpen behandelt u in uw jaarverslag?
- waar gaat u vanuit voor het meten van de realisatie van het specifieke onderwerp?
- heeft u uw uitgangspunten geformuleerd?
- hoe controleert u de mate van realisatie in termen van validiteit, betrouwbaarheid en objectiviteit?
Resultaat per onderwerp
- welke zijn in het te beschrijven verslagjaar begin- en eindpunten per onderwerp?
- is er vooruitgang geboekt?
- is de geboekte vooruitgang/achteruitgang groter of kleiner dan het resultaat van voorafgaande verslagjaren (1,5 of 10)?
- wat is de oorzaak van het groter of kleiner zijn van de resultaten ' in het te beschrijven verslagjaar?
Het beleid
- voert u een vast beleid op het omschreven punt?
- welke invloed heeft het beleid op het resultaat?
- welke invloeden zijn aan de wetgeving of aan externe factoren toe te schrijven?
- hoe ziet u thans de toekomst voor dit onderwerp?
- welke extra actie bent u van plan te ondernemen?
- zijn er disfunctionele handelingen in de uitvoering? welke? waarom zijn deze disfunctioneel?
Resultaat per doelgroep
- welke effecten hangen samen met de onderlinge verwevenheid van de onderwerpen?
- welke zijn randonderwerpen?
- welke zijn specifieke doelgroeponderwerpen?
- zijn deze relaties tussen de onderwerpen voor iedereen herkenbaar?
- hoe verhouden de doelgroeponderwerpen ( en de ruimte die zij innemen) zich tot de omvang en de belangrijkheid van de doelgroep ?
- is het noodzakelijk een speciaal doelgroep verslag te schrijven?
De doelgroep
- wie vormen de doelgroepen ?
- voor welke doelgroepen maakt u uw verslag? werknemer, toekomstige werknemers, onderwijsinstellingen, de pers?
- richt u zich tot de grootste doelgroep?
- welke invloed heeft (hebben) de doelgroepen op de vorm en de inhoud van het jaarverslag? schrijftrant, vormgeving, inhoud?
- herkent de grootste doelgroep zich in het verslag?
- kunnen de andere doelgroepen zich een goed beeld vormen van het sociaal beleid?
Verantwoordelijkheid
- wie is verantwoordelijk voor de tekst van het jaarverslag?
- welke groepen worden betrokken bij de vaststelling van de inhoud van het jaarverslag?
- worden de samenstelling en de inhoud van het verslag naderhand geëvalueerd en becommentarieerd? door wie?
totstandkoming
- hoe komt het verslag tot stand?
- wie worden bij de totstandkoming betrokken?
- stelt u een aparte commissie samen ?
- in welk stadium betrekt u de ondernemingsraad bij de verslaglegging?
- in welk stadium betrekt u de directie bij de verslaglegging?
- betrekt u een extern adviseur bij de verslaglegging? zo ja, in welk stadium? hoe omschrijft u zijn opdracht?
- wat is de gewenste verschijningsdatum ?
- valt de verschijningsdatum samen met die van het financiële jaarverslag (de jaarrekening)?
Evaluatie
- hoe wordt het jaarverslag geëvalueerd?
- onderzoekt u na publicatie hoe het verslag bij de doelgroep is ontvangen?
- wordt het verslag na het verschijnen middels een enquête geëvalueerd?
- hebben de resultaten van een enquête invloed op onderwerpkeuze, inhoud en schrijftrant voor het volgende verslagjaar?
- welke waarde hecht u aan de evaluatie?
- hoe reageert uw belangrijkste doelgroep op:
- de uiterlijke vormgeving,
- de teksten van het jaarverslag,
- de grafieken,
- de indeling in onderwerpen,
- de specificaties,
- de toelichting,
- de lay-out,
- de teksten van de diverse onderwerpen,
- de verschijningsdatum,
- de visie op de toekomst,
- het geplande beleid,
- objectiviteit, betrouwbaarheid, validiteit,
- de diverse onderwerpen ?