Uit ons archief: Sociale jaarverslagen
B.E.J.M. Knaapen
Praktisch Personeelsbeleid mei 1982 (integrale tekst)
Het sociaal jaarverslag is dat gedeelte van het jaarverslag van een bedrijf of instelling, dat in de eerste plaats gericht is op de direct bij het bedrijf of de instelling betrokkenen. In het sociaal jaarverslag wordt specifiek aandacht besteed aan de verschillende onderwerpen, die deel uitmaken van of samenhangen met het sociaal beleid van het bedrijf of de instelling. Ook behandelt het sociaal jaarverslag de invloed van de externe factoren en van de wetgeving op sociaal gebied.
Samen met de jaarrekening (het financieel jaarverslag) vormt het sociaal jaarverslag het jaarverslag!. In het jaarverslag wordt het sociaal-economisch beleid van het verslagjaar geëvalueerd.
Tot 1971 waren in het Wetboek van Koophandel enige summiere bepalingen aangaande het jaarverslag opgenomen. Iedereen die koopman genoemd kon worden, die derhalve voor eigen rekening en risico in het economisch verkeer was betrokken, diende ter bescherming van de rechten van derden (o.a. de fiscus) een boekhouding te voeren, elk jaar afgesloten met een balans en een verlies- en winstrekening. Grotere ondernemingen (rechtspersonen) waren verplicht deze stukken te deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Sinds de Wet op de Jaarrekening van 1971 (vanaf 1976 als titel6 Boek 2 in het Burgerlijk Wetboek opgenomen, art. 306-336) zijn de publicatieverplichtingen aangescherpt. Met name voor grote nv's en bv's. Via de wet op de Ondernemingsraden hebben ook de werknemers uitgebreide informatierechten gekregen (art. 31 e.v. Wet op de Ondernemingsraden).
In de eerste helft van de zeventiger jaren kwam het verschijnsel sociale jaarverslagen duidelijker in beeld. Maar het eerste sociale jaarverslag
verscheen al in het midden van de zestiger jaren bij Daalderop in Tiel. Spoedig na 1975 vond het sociale jaarverslag grotere verspreiding. De laatste jaren tonen een ontwikkeling naar een nauwere samenhang tussen het sociale jaarverslag en het publiceren van de jaarrekening.
Een groeiend aantal ondernemingen ruimt zoveel plaats in voor het sociaal beleid, dat volstaan wordt met het publiceren van een jaarverslag waarin :
- bericht van de directie;
- bericht van de raad van commissarissen;
- balans;
- staat van baten en lasten;
- staat van herkomst en besteding van middelen;
- sociaal verslag; en
- rekening toegevoegde waarde
geïntegreerd worden behandeld.
Voor het sociaal jaarverslag en de jaarrekening zijn een aantal doelgroepen aan te wijzen. Allereerst de kapitaalverschaffers en de werknemers van de onderneming. Maar ook kunnen, veel meer maatschappelijk, de afnemers, leveranciers, vakbonden, werkgeversorganisaties, overheidsinstanties, onderwijsinstellingen, omwonenden e.d. als doelgroep in aanmerking komen.
Een doelgroep heeft natuurlijk haar specifieke belangstellingsgebieden. Toch zullen deze gebieden elkaar overlappen. Het is heel natuurlijk (zeker in deze tijd) dat de aandeelhouders belang stellen in een goed sociaal beleid. Van de kant van de werknemers en vakbonden zal ook een sterke interesse bestaan voor de financiële kant van het bedrijf of de instelling.
Een goed verslag zal dus naast de jaarrekening een aantal andere zaken moeten bevatten. Het uitgangspunt hiervoor zijn wel de doelstellingen of uitgangspunten voor het sociaal beleid. Het is heel goed mogelijk dat een verslag de uitgangspunten (of doelstel1ingen) als inleiding verwoordt en daarna beschrijft wat in het verslagjaar verwezenlijkt is. Ook kan men op die manier verwachtingen voor het volgende verslagjaar weergeven. Deze verwachtingen kan men dan als beginpunt voor het volgende verslag bij de uitgangspunten (of doelstel1ingen) voegen.
Als men al1e doelstel1ingen heeft behandeld kan men het geheel samenvatten in een schema:
Doelstelling
actie in afgelopen verslagjaar
resultaat
actie voor de toekomst
Zo kan men een schematisch overzicht samenstellen. Men hoeft dan niet het gehele verslag door te lezen om toch een redelijk overzicht te krijgen. In het schema kan men de opvallende zaken uitzoeken en daarvan de toelichting in het verslag lezen.
Checklist sociale jaarverslagen
Sociaal jaarverslag
- Waarom schrijft u een sociaal jaarverslag?
- Welke onderwerpen behandelt u in uw jaarverslag?
- Waar gaat u vanuit voor het meten van de realisatie van dat specifieke onderwerp?
- Welke zijn de uitgangspunten van het sociaal beleid voor dit specifieke onderwerp?
- Heeft u uw uitgangspunten geformuleerd?
- Hoe controleert u de mate van realisatie in termen van validiteit, betrouwbaarheid en objectiviteit?
Resultaat per onderwerp
- Welke zijn in het te beschrijven verslagjaar de begin- en eindpunten per onderwerp?
- Is er vooruitgang geboekt?
- Is de geboekte vooruitgang/achteruitgang groter of kleiner dan het resultaat van voorafgaande verslagjaren (1, 5 of 10)?
- Wat is de oorzaak van het groter of kleiner zijn van de resultaten in het te beschrijven verslagjaar?
Het beleid
- Voert u een vast beleid op het omschreven punt?
- Welke invloed heeft het beleid op het resultaat?
- Welke invloeden zijn aan de wetgeving of aan externe factoren toe te schrijven?
- Hoe ziet u thans de toekomst voor dit onderwerp?
- Welke extra actie bent u van plan te ondernemen?
- Zijn er disfunctionele handelingen in de uitvoering? Welke? Waarom zijn zij disfunctioneel? Resultaat en doelgroep
- Welke effecten hangen samen met de onderlinge verwevenheid van de onderwerpen ?
- Welke zijn randonderwerpen?
- Welke zijn specifieke doelgroeponderwerpen?
- Zijn deze relaties tussen de onderwerpen voor iedereen berkenbaar?
- Hoe verhouden de doelgroeponderwerpen (en de ruimte die zij innemen) zich tot de omvang en de belangrijkheid van de doelgroep?
- Is het noodzakelijk.een speciaal doelgroepverslag te schrijven?
De doelgroep
- Wie vormen de doelgroepen ?
- Voor welke doelgroep(en) maakt u uw verslag? Werknemers, toekomstige werknemers, onderwijsinstellingen, de pers?
- Richt u zich tot de grootste doelgroep?
- Welke invloed beeft (hebben) de doelgroep(en) op de vorm en de inhoud van het jaarverslag? Schrijftrant, vormgeving, inbond?
- Herkent de grootste doelgroep zich in het verslag?
- Kunnen de andere doelgroepen zich een goed beeld vormen van het sociaal beleid?
Verantwoordelijkheid
- Wie is verantwoordelijk voor de tekst van het jaarverslag?
- Welke groepen worden betrokken bij de vaststelling van de inhoud van het jaarverslag?
- Worden de samenstelling en de inhoud van het verslag naderband geëvalueerd en becommentarieerd? Door wie?
Totstandkoming
- Hoe komt het verslag tot stand?
- Wie worden bij de totstandkoming betrokken?
- Stelt u een aparte commissie samen?
- In welk stadium betrekt u de ondernemingsraad bij de verslaglegging?
- In welk stadium betrekt u de directie bij de verslaglegging?
- Betrekt u een externe adviseur bij de verslaglegging? Zo ja, in welk stadium?
Wanneer
- Wat is de gewenste verschijningsdatum?
- Valt de verschijningsdatum samen met die van het financiële jaarverslag ( de jaarrekening)?
Evaluatie
- Hoe wordt het jaarverslag geëvalueerd?
- Onderzoekt u na publicatie hoe het verslag bij de doelgroep is ontvangen?
- Wordt het verslag na het verschijnen middels een enquête geëvalueerd?
- Hebben de resultaten van een enquête invloed op onderwerpkeuze, inhoud en schrijftrant van het volgende jaarverslag?
- Welke waarde hecht u aan de evaluatie?
- Hoe reageert uw belangrijkste doelgroep op:
. de uiterlijke vormgeving,
. de teksten van het jaarverslag,
. de grafieken,
. de indeling in onderwerpen,
. de specificaties,
. de toelichtingen,
. de lay-out,
. de teksten van de diverse onderwerpen,
. de verschijningsdatum,
. de visie op de toekomst,
. het geplande beleid,
. objectiviteit, betrouwbaarheid, validiteit,
. de diverse onderwerpen ?