B.E.J.M. Knaapen

Bureau Dr. A.L.M. Knaapen B.V. Bilthoven

Onder uitbesteden van werk verstaan wij over het algemeen: "het laten verrichten van activiteiten door derden volgens specificaties en of aanwijzingen van een opdrachtgever". (sociaal beleid in Trefwoorden, Deventer 1985)

Naar aanleiding van deze definitie kunnen wij met aanvulling vanuit het boekje "Uitbesteden ja of nee ?" (Deventer 1980) tot de volgende conclusies komen:

1. De activiteiten worden niet door het bedrijf van de opdrachtgever verricht doch behoren wel tot de normale bedrijfsactiviteiten van het bedrijf of de instelling.
2. De activiteiten worden verricht volgens specificatie en of aanwijzing van de opdrachtgever. Deze specificaties geven aan dat de opdrachtgever instaat moet zijn de werkzaamheden technisch en functioneel te specificeren en eventueel zelf uit te voeren.
3. De activiteiten worden verricht door derden. Deze derden vormen op het moment van uitvoeren van het uitbestede werk een min of meer logisch onderdeel van het bedrijf van de opdrachtgever, tenminste alleen dat deel van dit bedrijf dat bij de opdracht betrokken is.

Een van de kenmerken van uitbesteden die belangrijk zijn voor het al dan niet vallen onder uitbesteden is dat het werk behoort tot de normale activiteiten van de organisatie. Bij werkzaamheden die niet tot de normale bedrijfsactiviteiten van de organisatie behoren, spreekt men van kopen van diensten of producten Bijvoorbeeld het bouwen van een bedrijfspand besteed men aan (men koopt een bedrijfspand naar wens) bij een aannemer. Voor de meeste bedrijven is het niet zinnig en behoort het niet tot de normale activiteiten zelf een bedrijfspand te bouwen.

Nog een voorbeeld. Voor veel kleine bedrijven is het voeren van de boekhouding een werkzaamheid die wel tot de normale bedrijfsvoering kan worden gerekend maar waartoe men niet is uitgerust. Zo ook voor het bedrijf van de gebroeders Jacobsen. Dit bedrijf is een klein productiebedrijf met vier medewerkers en een tot anderhalf miljoen omzet. Geen van beide broers of hun medewerkers heeft verstand van boekhouden. Bij de start van het bedrijf heeft een vriend deze taak op zich genomen. Na enige tijd werden de belangen steeds groter en de behoefte aan meer inzicht en tijdige informatie groeide. Door kleine marges is elke kostenpost duidelijk merkbaar. De beide broers zochten dan ook naar een boekhouder die aan hun eisen en die van de wet kon voldoen.

Uitbesteden kunnen we onderscheiden in twee soorten. Als eerste soort kan worden genoemd het structureel uitbesteden. Structureel uitbesteden noemen we dat soort uitbesteden dat langdurig en steeds in ongeveer de zelfde mate plaats vindt. Denk hierbij maar aan het voorbeeld van de boekhouding. Maar men kan hierbij ook denken aan het uitbesteden van onderhoud of een vast deel van de productie. Belangrijk hierbij is dat het werk eventueel in eigen beheer, door de eigen organisatie zou kunnen worden uitgevoerd. Dit zou bijvoorbeeld kunnen in een huishoudelijke afdeling (onderhoud) of een afdeling administratie (boekhouding). Onder dit soort structurele vormen van uitbesteden valt ook het bij anderen laten vervaardigen van onderdelen of halffabrikaten. Het is bijvoorbeeld in de automobielindustrie heel gebruikelijk onderdelen door derden te laten vervaardigen, naar eigen specificatie en soms ook verdeeld over een aantal (A- en B-)leveranciers. Hierbij moet men dan niet denken aan onderdelen die worden gekocht, maar naar specificatie van de producent zijn gemaakt en passen in het eigen product De uitbesteder heeft in dit soort gevallen een langdurige relatie met de leverancier. Denk hierbij aan bijv. een in kunststoffen gespecialiseerd bedrijf dat een hele productiestraat heeft voor een afnemer in de automobiel industrie. De leverancier maakt in zijn bedrijf het volledige ruwe dashboard voor een serie auto's.

U begrijpt dat een dergelijke relatie langdurig is en vraagt om een goede coördinatie Het komt steeds meer voor dat de kwaliteitsfunctionarissen van het uitbestedende bedrijf, voor dat deel van de productie dat het specifieke product betreft, ook de kwaliteitseisen van de leverancier controleert.

Een andere bekende vorm van structureel uitbesteden is bewaking. Veel bedrijven hebben de bewaking (bedrijfsveiligheid en brand) in eigen beheer gedaan. Bij het opkomen van bewakingsdiensten zijn een aantal van deze bedrijven overgegaan op het uitbesteden van deze bewaking. Op deze wijze is het mogelijk geworden de bewaking meer te professionaliseren en eisen te stellen die voor veel bedrijven in eigen beheer bijna niet haalbaar zijn. Daarnaast komt voor dat bijv. winkeliersverenigingen of gebruikers van eenzelfde industrieterrein of een andere eenheid, besluiten gezamenlijk een bewakingsdienst in te huren. Collectief inhuren van een leverancier vraagt om nogal wat coördinatie Daarnaast zal duidelijk zijn dat niet alle objecten altijd op elk moment evenveel aandacht krijgen. Iets collectief laten doen vraagt altijd inleveren van een stuk persoonlijke aandacht.

Van de vorm van uitbesteden van delen van de productie vindt men steeds meer voorbeelden. Veel fabrikanten hebben langdurige en nauwe contacten men bepaalde toeleveranciers. Men kan in deze gevallen bijna niet meer praten van het kopen van onderdelen. De kwaliteitseisen en de controle op de geleverde goederen, maar ook het productieproces is zeer groot. De verwevenheid tussen de beide bedrijven op het gebied van dat segment van de productie kan zeer groot zijn. Het is hierbij niet ongebruikelijk dat de werknemers van de aannemer van het werk zich in hoge mate identificeren met de opdrachtgever. Dit gebeurt echter alleen als het werk zeer frequent en veelvuldig of continu is. Het uitbesteden is Frans D. slecht bevallen. Als kleine ondernemer in de centrale verwarming heeft hij de productie van zijn uitvinding op het gebied van elektronische thermostaten voor de productie uitbesteed aan het bedrijf van zijn vriend Johan. De toleranties op het productieproces en de kwaliteitsnormen van Johan zijn echter niet zo strikt als die van Frans. Na het veelvuldig installeren van zijn nieuwe thermostaat kwam Frans erachter wat er was gebeurt. De ene na de andere ging kapot en moest of kosteloos worden vervangen of worden hersteld. Door de kleine marge op de thermostaat werden na verloop van tijd dikke verliezen geleden. Iets wat niet op zijn vriend Johan te verhalen bleek. Achteraf bleek dat Johan de ideeën van zijn vriend gebruikt had om zelf een verbeterde versie op de markt te brengen. Ook dit is niet afgedekt door de overeenkomst.

Een andere vorm is het incidenteel uitbesteden. Deze manier van uitbesteden is het alternatief van uitzend arbeid en tijdelijke contracten. Gedurende een bepaalde tijd van top drukte of van een incidentele grote opdracht, wordt een gedeelte van het werk uitbesteed. Voor veel bedrijven en instellingen kan dit een aantrekkelijk idee zijn. Op deze wijze heeft men nooit een te groot overschot aan aanwezig personeel, terwijl de eigenlijke capaciteit vergroot kan worden door het werk door te schuiven aan derden. De oudste vormen hiervan kent men bijvoorbeeld bij loonstikkers in de schoenindustrie of dagloners in de landbouw. Deze vorm van uitbesteden (soms wordt dit werk ook gedaan met ingeleend of tijdelijk arbeidspotentieel), manifesteert zich vooral tijdens piekperioden, zoals bijvoorbeeld de oogst, seizoensdrukte, opstarten van nieuwe processen, in productie brengen van nieuwe producten enz.

Tijdens de verhuizing van het ene pand naar het andere heeft Logic-products de productie uitbesteed aan een naburig bedrijf. Deze besteedde veel van het werk (bijv. diepdruk, verzilveren en vergulden, diverse tekenwerk enz.) weer verder uit aan andere bedrijven. Logic-products had het goed geregeld. Er was een contract opgesteld waarin alle voorkomende gevallen werden geregeld. De kwaliteitscontrole zou plaats vinden door de eigen medewerkers en verkoop en distributie werden vanuit het kantoor van het bedrijf dat het werk had aangenomen verricht. Zelfs de telefoonaansluitingen van het eigen bedrijf waren overgebracht naar het andere bedrijf. Niets kon mis gaan. De instructie van de medewerkers het inwerken op het nieuwe product en de nieuwe productiewijze liet echter te wensen over. Logic-products had er goed aan gedaan te investeren in)' opleiding en training van de werknemers van de bedrijven die het werk hadden aangenomen. Bij een volgende vergelijkbare situatie zal Logic-product nog voor de verhuizing allen die aan het product gaan werken zelf inwerken en gedegen trainen. Deze investering, zo is de verwachting, zal meer dan gerechtvaardigd zijn.

Door het incidentele karkater van het uitbestede werk komen kwaliteitsvraagstukken vaker naar voren dan bij de hiervoor beschreven vorm. Ook zullen de problemen zich steeds weer voordoen als steeds wisselende "derden" het werk aannemen. Onderling zal steeds moeten worden uitgeduid wat kwaliteit is en hoe dit te meten is, welke normen er worden gehanteerd en door wie controle plaatsvindt.

In een aantal gevallen is het moeilijk te bepalen of men over de structurele of incidentele vorm van uitbesteden spreekt. Dit heeft tot gevolg dat men niet kan stellen dat bepaalde aspecten van uitbesteden alleen voorkomt bij structurele of alleen bij de incidentele vorm. Men moet derhalve aandacht besteden aan alle aspecten, de mate waarin verschilt.

ORGANISATORISCHE ASPECTEN

Het tot uitbesteden van werk geeft een aantal organisatorische knelpunten. Allereerst zijn daar de commerciële kanten. Als men besluit tot uitbesteden van een stuk van het werk, besluit men tevens een deel van de knowhow van het bedrijf of de instelling naar buiten te brengen. Met deze kennis zou de aannemer van het werk kunnen besluiten zelf verder te gaan of deze aan concurrenten te verkopen. Om echter het werk naar behoren te kunnen doen moet er een redelijke mate van kennisoverdracht plaats vinden. Denk hierbij aan Logic-products. Bij het uitbesteden van hun productie is weinig aandacht besteed aan het inwerken van de medewerkers van de inbestede bedrijven. Dit heeft ertoe geleidt dat extra aandacht is besteed aan service en reparatie. Dit had met een betere planning en inwerkbegeleiding niet hoeven plaats te vinden.

Een ander organisatorisch aspect is dat de aard van de organisatie meestal niet gericht is op managen van uitbesteed werk. Zeker voor bedrijven en instellingen die voor de eerste keer werk uitbesteden komen veel onverwachte problemen aan de orde. Meestal is de administratieve capaciteit te klein, de personeelsafdeling niet voldoende toegerust, de leidinggevende capaciteit gericht op kleinere eenheden, de toelevering van onderdelen halfproducten en eindfabrikaten onvoldoende geregeld, enz. Kortom de organisatie is te klein om het grote werkaanbod, de grotere goederen stroom op te vangen, een grotere administratie te voeren. De werknemers zijn in dit soort situaties vaak niet gericht op het werken met externe "collega's". Ook de gebruikelijke kwaliteitsnorm zal moeten worden overgedragen naar de inbesteder. Hierbij staan vragen centraal als: welke kwaliteitsnormen hanteren wij? Hoe maken wij deze normen meetbaar? Hoe gaan wij in het algemeen om met kwaliteit binnen onze organisatie? Hoe motiveren de uitbesteder en de inbesteder de werknemers van deze laatste tot kwaliteitsgericht werken en denken?

Zeker langdurig uitbesteden vraagt een zorgvuldig afstemmen van de organisatorische aspecten van het laten verrichten van werk door derden. Bij langere relaties worden delen van de "vreemde" productie-eenheid min of meer een "onderdeel" van het eigen bedrijf. Op den duur kan het voorkomen dat er vanwege organisatorische verschillen fricties gaan ontstaan, verslapping van aandacht optreed. Regelmatige afstemming kan hierbij zeer gewenst zijn.

Het verdient hier aanbeveling na te gaan welke mogelijkheden bestaan binnen de eigen organisatie en welke binnen de organisatie van de leverancier. Beide organisaties dienen op elkaar te worden afgestemd. Het kan heel goed voorkomen dat meerdere mensen speciaal zullen worden belast met het begeleiden van de leveranciers. Vergelijk dit maar met een verkooporganisatie met speciale begeleiders voor problemen van dealers. Ook bij leveranciers bestaat soms de behoefte aan een extra stuk duidelijkheid en begeleiding. Dit geldt sterker naarmate uitbesteden meer voorkomt of structureel is.

Naast de behoefte aan externe begeleiding kan een leverancier ook behoefte hebben aan versterking van de interne begeleiding. Voor Logic-products is dit aanleiding geweest om bij een leverancier een bijna permanente versterking te leveren van de kwaliteitsafdeling en van Research en development. Logic-products heeft er alle belang bij dat nieuwe vindingen op het gebied van de leverancier ook bruikbaar worden gemaakt voor hun eigen product. Een gedeelte gezamenlijk onderzoek is hier dan ook gewenst.

Bij uitbesteden van werk treed net zo'n aanloopproces op als bij het opstarten van een nieuw product In beide gevallen krijgt men aanloopverliezen, kinderziekten en de meest vreemde storingen en interpretatie- verschillen. In deze beginfase is het derhalve van groot belang regelmatig af te stemmen met de inbesteder. Bij bijvoorbeeld technische producten moet men meer aandacht besteden aan de kwaliteit van de tekeningen en de materiaalsoorten, bij het uitbesteden van diensten krijgt men te maken met de eisen ten aanzien van beroepsnormen, -codes en wettelijke voorschriften. Daarbij kan het voorkomen dat men van de inbesteder moet vragen rekening te houden met bepaalde levensbeschouwelijke of culturele opvattingen die niet in het eigen bedrijf of de instelling van de inbesteder van nature aanwezig hoeven zijn. Ook deze meer specifieke aspecten kunnen bepalend zijn voor de kwaliteit van de te leveren dienst of product Uit het voorgaande betoog kan men afleiden dat het belangrijk is voldoende, en duidelijke afspraken te maken.

De mate van specificatie van de opdracht hangt af van de relatie met de leverancier en de mate van bekendheid met het product. Indien een uitgewerkte opdracht- en werkbeschrijving is gewenst, dient u ervoor te zorgen dat deze volledig is. Het is voorgekomen dat een bedrijf (niet nader te nomen) opdracht gaf zaklantarens te vullen met batterijen deze te testen en vervolgens in te pakken. Bij het uittesten werd het werk omschreven als: zet de knop aan/uit op aan en controleer of de lamp brandt. Hierbij werd niet vermeld de lamp weer uit te doen. In dit specifieke geval was het bedrijf van de leverancier (ook niet nader te noemen) niet gericht op dit soort problematiek en werden de lampen brandend ingepakt. indien u moet komen tot werkbeschrijving voor een onbekende leverancier wees dan liever te uitvoerig dan te beknopt. In het laatste geval zou u bedrogen uit kunnen komen.

De afspraken die worden gemaakt hangen af van de leverancier. Als men de leverancier kent, dan kan men vaak ook beoordelen in welke vorm opdrachtformulering, werkinstructies en afspraken omtrent technische specificaties en ontwikkelingen dienen te worden vastgelegd. Bij het vastleggen van technische specificaties en het bewaken daarvan zal ook moeten worden geregeld hoe men omgaat met vindingen en ontwikkelingen in het product of het productie proces bij het aannemende bedrijf. Hierbij kan het gaan om simpele ontwikkelingen die geen gevolg hebben voor de verdere bewerking, maar ook over die zaken die aanpassing behoeven in het verdere productieproces Dit soort ontwikkelingen zullen alleen spelen bij het langdurig uitbesteden van productiewerk of van specifieke diensten. Ook in de contractensfeer zal hieraan aandacht moeten worden besteed. Hierbij valt te denken aan het eigendom van ontwikkelingen, het recht op gebruik, concurrentie enz

JURIDISCHE ASPECTEN

Ook wettelijke zaken spelen een rol bij het uitbesteden van werk. Veelal zult u uw afspraken deugdelijk willen vastleggen. Dit gebeurt door offertes en orderbevestigingen. In een aantal gevallen zullen speciale contracten worden opgemaakt. Deze contracten zijn vooral van belang in geval men de eigen produkten wil beschermen tegen namaak, bij speciale kwaliteits- en kwantiteitsnormen, bepaalde door cliënten gestelde eisen, budgetten en wettelijke kwaliteitsnormen. Vooral bij eerste en kortdurende uitbestedingen worden dit soort aspecten van groot belang. De inbesteder weet vaak niet om wat voor soort producten het gaat, de uitbesteder kent de inbesteder vaak oppervlakkig enz. Door de zaken goed te regelen kan men een grote hoeveelheid problemen voorkomen.

Een andere juridisch aspect van uitbesteden van werk ligt in de Wet Ketenaansprakelijkheid. Deze wet houdt in dat degene die personeel inleent ook verantwoording draagt voor het afdragen van belasting en premies. De inlener heeft minimaal een bewakende taak. Voor een aantal vormen van uitbesteden kan men stellen dat deze wet geen belangrijke gevolgen hoeft te hebben. De wet betreft de aansprakelijkheid over via derden ingehuurde werknemers. Dit is bij uitbesteden van werk niet zozeer het geval. Meestal zal het werk gebeuren opbedrijf van de aannemende partij.

De wet zegt in artikel 32a.1. dat wanneer een werknemer met instandhouding van de dienstbetrekking tot zijn inhoudingspichtige door deze ter beschikking is gesteld van een derde, om onder diens toezicht of leiding werkzaam te zijn, is deze derde hoofdelijk aansprakelijk voor de belasting en premies welke de inhoudingspichtige verschuldigd is in verband met het verrichten van die werkzaamheden door de werknemer. Dit geldt overigens niet voor zover de inlener aannemelijk maakt dat te zijnen aanzien een te hoog bedrag aan belasting c.q. premies in aanmerking is genomen. Dit artikel heeft tot gevolg dat bij uitbesteden van werk het van belang is wie de leiding geeft bij het werk, wie toezicht houdt en of er sprake kan zijn van ter beschikking stellen van arbeidskrachten.

Bij beide vormen van uitbesteden zal een overeenkomst (moeten) worden opgemaakt waarin een aantal zaken zeker moet regelen. Veelal in de vorm van een offerte en een bevestiging daarvan. Deze offerteaanvragen, offertes en bevestigingen kunnen soms zeer uitgebreid zijn. Als eerste zal men duidelijk moeten stellen welk(e) produkt(en) en/of dienst(en) er wordt geleverd. Het definieren van de te leveren prestatie. Wat is deze prestatie en hoe kan deze worden omschreven. Het omschrijven van de prestatie is van belang voor de controleerbaarheid van het resultaat. Daarnaast is het van belang te regelen welke kwaliteitsnorm en kwantiteitsnorm gelden. In voorkomende gevallen wil men regelen hoe het management is samengesteld, wie de direkte leiding en wie supervisie heeft over de (verschillende) werkeenheden. Hierbij speelt een rol wat als taak van de opdrachtgever en wat als taak van de opdrachtnemer wordt gezien. In een aantal gevallen kan een opdrachtgever management "leveren", in andere situatie is dit de rol van de opdrachtnemer.

TECHNISCHE ASPECTEN

Het uitbesteden van werk vraagt ook een goede voorbereiding op het gebied van de technische verwezelijking van goederen en diensten. Om een juiste technische verwezenlijking te krijgen moet men bij uitbesteden van werk zorgvuldiger zijn in de opdracht verstrekking dan bij het intern verwezenlijken van een werkstuk. Zeker in de beginfase zal een meer intensieve controle van de kwaliteit en de kwantiteit nog dat bij uitbesteden van werk het van belang is wie de leiding geeft bij het werk, wie toezicht houdt en of er sprake kan zijn van ter beschikking stellen van arbeidskrachten. Uitbestede kenmerkt zich dor het laten verrichten van werk door derden, onder diens verantwoordelijkheid. Bij het verrichten van bijvoorbeeld bewakingswerk of ander werk dat kan lijken op ingeleende arbeidscapaciteit moet men voorzichtig zijn met deze wet. Het kan verstandig zijn bij twijfel zich te laten informeren. Steek uw licht op zowel bij de belastingdienst als ook bij de bedrijfsvereniging. Beide instanties hanteren een ander benadering van het begrip loon, e.d. Voor het begrip toezicht moet men zich afvragen of puur technisch en toezicht op kwaliteit ook onder toezicht valt als in de wet bedoeld.

Naast de Wet Ketenaansprakelijkheid is er een ontwikkeling in de richting van een soortgelijke aansprakelijkheid op het gebied van loonbetaling en andere soorten. Hierbij moet men ook denken aan aansprakelijkheid van/door uitzendkrachten, aansprakelijkheid in het kader van de Arbo-wet enz.. De maatschappelijke ontwikkeling ten aanzien van aansprakelijkheid zal in de toekomst de inleners, uitbesteders, opdrachtgevers in de meest brede zin van het woord, voor grote problemen stellen.

CHECKLIST

Algemeen

• wat is de overweging te komen tot het uitbesteden van werk?
• kunt u dezelfde diensten of producten elders kopen?
• wenst u een langdurige relatie met uw leverancier?
• wenst uw leverancier een langdurige relatie met u?
• komt uw leverancier, voorzover u kunt nagaan, zijn verplichtingen na?
• bent u bekend met de kredietwaardigheid en de financiële grondvesten van uw leverancier?
• heeft het zin over te gaan op vaste contracten met uw leverancier?
• Welke levertermijn (termijnen) wilt u vastleggen? welke betalingstermijnen wilt u aangaan?

Organisatorisch

• dient u (een deel van) het management te leveren?
• heeft u inspraak bij het werven van medewerkers van de werk aannemende partij?
• heeft uw leverancier voldoende kennis van zaken en organisatorische kwaliteiten?
• hoe zijn budgetten samengesteld? hoe worden deze budgetten bewaakt? welke gevolgen heeft meerwerk? welke gevolgen hebben meerkosten?

Technisch

• Komt u tot een duidelijke definitie van de te verrichten werkzaamheden? heeft u voldoende duidelijke tekeningen, specificaties en kwaliteitsnormen?
• welke delen van de uit te besteden werkzaamheden kunnen worden getoetst aan standaard normen?
• wie verrichten de uitbestede werkzaamheden? zijn deze werknemer voldoende technisch gekwalificeerd?
• moet u veel kennis, kapitaal en tijd investeren in uw leverancier om de juiste technische verwezenlijking te garanderen?

Juridisch

• Kan er sprake zijn van inlenen van personeel?
• zijn contracten, offertes, bevestigingen e.d. voldoende eenduidig? weten beide partijen wat van hen wordt verwacht?
• Kan men u als uitbesteder van werk aanspreken in het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid?
• Bestaat er duidelijkheid over de verschillende rollen van de uitbesteder en inbesteder? Wie is uitbesteder? Wie is hoofdaannemer? wie is onderaannemer?
• Kunnen de verschillende aannemers c.q. onderaannemers aan hun verplichtingen voldoen? is te verwachten dat zij dit ook doen? Zijn partijen voldoende kredietwaardig?